Manajemen Organisasi

Pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :

1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Langkah perencanaan:

• Menganalisa dan membatasi masalah
• Mengumpulkan data
• Menganalisa data
• Menentukan alternatif pengembangan
• Menentukan & memilih alternatif
• Mempersiapkan penerapan keputusan yg diambil

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Organizing mencakup :

• Membagi komponen kegiatan utk mencapai tujuan
• Membagi tugas kepada seorang manager utk mengadakan pengelompokan
• Menetapkan wewenang diantara kelompok

4. Fungsi Pengendalian / Controling
Istilah lain yang sering dipakai dalam manajemen:

• Staffing     : pengisian dan penempatan diri anggota oleh pekerjaan organisasi yang bersangkutan
• Actuating  : kegiatan yg dilakukan manajer utk mengawali dan melanjutkan kegiatan yg ditetapkan unsur perencanaan dan pengorganisasian shg tujuan tercapai
• Innovating : pengembangan gagasan baru, mengkombinasikan pemikiran baru dg yang lama dan mencari gagasan di kegiatan lain atau juga dapat memberi stimulator kepada rekan sekerja untuk berkreasi.
• Representing : mencakup pelaksanaan tugas pegawai shg anggota resmi terhubung antara perusahaan dan pihak pemerintah
• Coordinating   : mengkoordinasikan tertentu usaha individu yg berhubungan dg jumlah, waktu dan tujuan mereka shg dpt diambil tindakan serempak menuju sasaran
• Forecasting    : peramalan thd besarnya produksi yang akan datang, pemasaran yang akan datang dan teknologi modern yang akan datang. Meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan

Tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas :

• Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

• Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

• Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

BAGAN ORGANISASI FUNGSI


Bagan Organisasi Fungsi pada tingkatan manajemen puncak suatu perusahaan manufacturing.
Kebaikan bagan ini adalah

• Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
• Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi (the right man in the right place) 
• Memusatkan keahlian organisasi
• Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi
• Tugas manajer lebih ringan karena adanya pembagian tugas

Kelemahan bagan ini adalah :

• Dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi
• Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan
• Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan
• Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya 
• Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
• Masalah yang timbul sulit diatasi
• Manager sering konflik karena kurang koordinasi

BAGAN ORGANISASI DIVISI


Kebaikan bagan ini adalah :

• Semua kegiatan, keterampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu di bawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara.
• Baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan-keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.
• Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
• Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
• Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
• Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
• Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
• Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
• Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

Kelemahan bagan ini adalah :

• Setiap divisi mempunyai para anggota staf dan spesialis sendiri, sehingga akan meningkatkan biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan.
• Menyebabkan berkembangnya persaingan potensial antar sumber daya
• Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manager-manager divisi.
• Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
• Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
• Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

2.3. BAGAN ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS


Kebaikan bagan organisasi matriks adalah :

• Memaksimumkan efisiensi penggunaan manager-manager fungsional.
• Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manager-manager strategik.
• Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan.
• Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam.
• Menstimulasi kerjasama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek.
• Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

Kelemahan bagan organisasi matrik adalah :

• Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif.
• Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.
• Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
• Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.
• Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki.
• Sangat mahal untuk diimplementasikan.