Trending Topik

» » » Manajemen Proyek

Manajemen Proyek

Sains, Teknologi dan Ekonomi Bisnis    Tuesday, November 22, 2016

Didasarkan pada buku “Project Management : The Managerial Process by Gray and Larson” bahwa proses suatu manajemen projek secara garis besar dapat disimpulkansebagai berikut :

  1. DEFINING  ---> judul, deskripsi, estimate, metodologi, scope projek, tugas, spesifikasi
  2. PLANNING ---> Membuat Work Breakdowns Structure (WBS), Organizational Breakdowns Structure (OBS), schedule, jadwal, anggaran, SDM, resiko
  3. EXECUTING ---> membuat laporan kerja, manajemen jadwal, estimasi time & cost, manajemen kualitas, manajemen resiko, monitoring pekerjaan, inspeksi mutu, fabrikasi & konstruksi
  4. CLOSING ---> membuat dokumentasi ke customer, evaluasi, tanda tangan serah terima penyelesaian pekerjaa, demobilisasi pekerja & peralatan, start up
PROJECT adalah suatu rangkaian aktifitas unik yang saling terkait utk mencapai hasil tertentu & dikerjakan dalam periode waktu tertentu
Karakteristik umum dari projek adalah :
  • Objek yang dikerjakan jelas terlihat dan memiliki tujuan
  • Memiliki periode tertentu untuk dimulai dan diakhiri
  • Melibatkan multi disiplin ilmu
  • Produknya atau pelayanannya atau prosesnya unik (tidak pernah dikerjakan sebelumnya) misalnya mengerjakan sesuatu yang sebelumnya tidak terselesaikan & membutuhkan kajian teknologi yang mendalam sebelumnya (misalnya membangun stasiun ruang angkasa di mars)
  • Memiliki waktu, biaya dan performa yang spesifik (on timing, on budget, on performance)
  • Pekerjaan non - routine
PROYEK berbeda dengan PROGRAM begitu pula dengan ROUTINE WORK dimana PROGRAM adalah kumpulan dari berbagai projek.
Example : 
Pembangkit A akan didirikan didaerah A dengan scope pekerjaan pembangunan equipment common, boiler, turbin generator dan sesudah pembangkit A jadi kemudian dioperasikan dan selama beroperasi sering terjadi problem sehingga tim mekanik harus sering memperbaiki peralatan.
Definisi :
PROGRAM : membangun pembangkit A
PROYEK : membangun equipment common, membangun boiler, membangun turbin generator
ROUTINE WORK : tim mekanik memperbaiki peralatan sebagai tim pemeliharaan
Urutan Integrated Manajemen Project adalah :

  • Strategic Alignment ---> penentuan strategi dari proyek apakah proyek akan dikembangkan oleh banyak tim, banyak SDM atau di sub kan, manajemen resiko (konflik, kebingungan dan waktu yang bisa menyebabkan customer tidak puas). Dalam strategic alignment dibutuhkan proses seleksi yang Sistematis, Terbuka, Konsisten dan Seimbang.
Poin – poin dari Strategic Management adalah :
- Apakah sesuatu yang akan kita putuskan dan implementasikan
- Apakah yang akan kita maksimalkan untuk menuju ke tujuan
- Bagaimana cara organisasi ini bisa menang kompetisi dengan kompetitor

Ada 2 dimensi umum  Strategic Management adalah :
- Merespon terhadap perubahan dari luar (misalnya kebutuhan pasar, persaingan dengan kompetitor, inovasi terbaru)
- Mengalokasikan SDM khusus untuk mengembangkan kompetisi khusus yang tidak dimiliki kompetitor (meriset produk unggulan, inovasi satu – satunya dan menjadi paten)

Ada 4 aktivitas dari Strategic Management adalah :
- Mereview dan mendefinisikan misi organisasi
- Mengeset tujuan jangka panjang (visi)
- Menganalisa dan memformulasikan strategi untuk mencapai tujuan
  • Portfolio Management ---> PORTFOLIO adalah sekumpulan produk / layanan / jasa yang dimiliki untuk ditawarkan / dijual. Portfolio terdiri dari dari strategic project yang telah diseleksi prosesnya secara seimbang menurut resiko ke perusahaan dan di setujui oleh manajemen perusahaan
Fungsi dari Portfolio Management adalah :
- Melihat keseluruhan proyek yang telah diseleksi di Strategic Alignment
- Memonitor jumlah SDM dan keahliannya
- Mendorong penggunaan BEST PRACTICES (cara terbaik yang sudah pernah dilakukan atau cara terbaru yang tidak mengulang cara lama yang terbukti kurang bagus)
- Menyeimbangkan proyek yang akan dilakukan memiliki resiko yang diijinkan oleh manajemen perusahaan
- Memperbaiki komunikasi ke semua stakeholder
- Menciptakan perspektif organisasi di luar harapan stakeholder (ke arah yang baik)
- Memperbaiki time manajement projek agar tidak over time
  • Project Manajement ---> dalam sebuah proyek dipimpin oleh Project Manager (PM) yang bertugas merencanakan dan membuat  strategi, menjadwalkan, menentukan eksekusi dan membuat proyek sesuai harapan customer. Ada 3 yang jadi fokus utama PM yaitu on Budget, On Schedule atau on performance  
Ada 2 Dimensi Manajemen Proyek yaitu :
1. TECHNICAL
  • Scope pekerjaan
  • Work Breakdown Schedule (WBS) ---> Gantt Chart, Flow Chart, Schedule
  • Alokasi SDM
  • Rincian Anggaran
  • Laporan pekerjaan
2. SOCIOCULTURAL
  • Leadership
  • Problem solving
  • Teamwork
  • Negoisasi
  • Politik
  • Harapan customer
Karakteristik dari tujuan adalah S.M.A.R.T yaitu
  • Specifik ---> target dan sasaran jelas
  • Measurable ---> dapat terukur indikator pencapaiannya
  • Assignable ---> dapat ditugaskan ke orang sbg penanggung jawab utk diselesaikan
  • Realistic  ---> pernyataaan realistis dgn SDM yang tersedia
  • Time Related ---> sasaran dapat dicapai oleh waktu
Pendekatan financial untuk mengevaluasi apakah proyek layak dikerjakan atau tidak ada 2 yaitu Payback Period & Rate of Return (ROR) dan Net Present Value (NPV)
  1. Payback Period & Rate of Return (ROR) ---> lamanya waktu pengembalian modal / investasi. Semakin kecil nilai berarti waktu penegembalian modal cepat namun kelemahan dari sistem ini adalah tidak memperhatikan nilai uang (inflasi) dari tahun ke tahun. Rate of Return (ROR) adalah laju pengembalian modal / investasi. Semakin besar laju maka semakin baik karena modal akan cepat kembalinya
  2. Net Present Value (NPV) --->  penghitungan nilai investasi yang memperhitungkan nilai kenaikan uang dari tahun ke tahun. NPV (+) maka investasi layak diteruskan dan jika NPV (-) maka investasi tidak layak.
PROJECT SCOPE adalah dokumen yang akan di publikasikan yang mendefinisikan semua proses projek tujuan akhirnya.
Project Scope harus :
  • To be Achieved
  • Specific
  • Tangible
  • Measurable
Ada 6 Project Scope Checklist yaitu :
  1. Project Objective (tujuan / sasaran projek) ---> menentukan tujuan proyek sesuai kebutuhan customer
  2. Deliverables (tugas / pembagian kerja)  ---> paket / dokumen hasil studi kelayakan yang berisi analisis berbagai aspek kelayakan seperti list of specification, list pekerjaan, tes dengan software coding,  technical manual untuk membuat prototyp, analisis pasar, analisis organisasi, anlisis biaya & dampak sosial - lingkungannya, schedule pengerjaan
  3. Milestone (tolak ukur waktu) ---> digunakan utk memberi tanda jadwal waktu sehingga monitoring dan kontrol proyek lebih terpantau. Milestone dibuat dengan berdasar pada Deliverable
  4. Technical Requirement ---> persyaratan teknis dari pekrjaan proyek yang menggambarkan hasil akhir
  5. Limit and Exclusion (batasan & pengecualian) ---> LIMIT contohnya menentukan batasan misal transportasi udara ke site dijalankan oleh pihak ketiga, maintenance & repair dilakukan 1 bulan sesudah final inspection. EXCLUSION contohnya software akan diinstalkan namun tidak termasuk training , data dikumpulkan oleh customer bukan contractor
  6. Review with Customer ---> berisi scope checklist yang direview dengan customer mengenai : apakah customer memperoleh hasil dari deliverable, apakah proyek dicapai on budget, on timing & on performance (scope), apakah pertanyaan di limit & exclusion terjawab 
Contoh breakdown deliverable :
Contoh Project Scope :
 
Sumber : Project Management : The Managerial Process by Gray and Larson

Previous
« Prev Post
Next
Next Post »

Subscribe to: Post Comments (Atom)